Suurepärase erialakonverentsi korraldamine saab alguse eelkõige mõttetööst, mida võib võrrelda näiteks raamatu kirjutamisega, kus esmalt sünnivad ideed sihtrühma ootusi silmas pidades.
Info kogumine konverentsi sisu loomeks võib kesta paarist nädalast aastani. Oluliste teemade väljatöötamisse ja esinejate leidmisesse kaasab konverentsi korraldaja tihti lisaks ka tippspetsialiste ning eriala ühinguid. Head ideed sünnivad teadmistest, kogemustest ning professionaalsest tajust konkreetse valdkonna vastu.
Korraldaja ja esineja vaheline kommunikatsioon
Enamasti sünnib konverentsi teema viitega konkreetsele esinejale, kuid tuleb ette olukordi, kus teema on nõnda spetsiifiline, et hea esineja leidmisega läheb rohkem aega. Üks olulisemaid momente sisuloome protsessis on korraldaja ning esineja vaheline kommunikatsioon, st korraldaja ülesanne on kõnelejale võimalikult üheselt selgitada esialgse idee sisu. Kui nendes läbirääkimistes ei olda piisavalt põhjalikud võib juhtuda, et esineja räägib esialgselt planeeritud teemast mööda.
Palju on diskuteeritud teemal, kas slaidide näitamine suurel ekraanil ja trükimaterjalide jagamine aitab info omandamisele kaasa või pigem on see aegunud ning juhib tähelepanu kõnelejalt eemale. Meie kogemus näitab, et enamike esitluste puhul on slaididel olev info ning trükised pigem lisaväärtuseks. Samas on teemasid, mille puhul on soovitatav slaide mitte kasutada, et fookus püsiks vaid esinejal.
Eduka konverentsi võtmeks on kaasamine ehk kommunikatsioonis osalemine. Hea programm koostatakse nii, et sinna on kohe sisse kodeeritud auditooriumi kaasamine. Kuid kommunikatsioon ei saa olla kunagi ühepoolne, seetõttu peab aktiivse diskussiooni tekkimisele panustama ka publik. Hea esineja kasutab publiku aktiveerimiseks konkreetseid võtteid, mis aitab osalejatel mõttetegevust fokusseerida, omandatavat infot analüüsida ning aruteludes osaleda. Konverentsil osalejate arv ei ole diskussiooni õnnestumisel määrav, kuigi mõnikord väidetakse, et väiksemat kuulajaskonda on hõlpsam kaasata. Kokkuvõttes sõltub see siiski ettevalmistusest, esineja võimekusest ning publiku aktiivsusest.
Töötoad lisaväärtusena
Kas töötoad pakuvad konverentsile lisaväärtust teemade valikuvabaduse näol? – nii peaks see olema. Samas on tulnud ette olukordi, kus osalejad on pahased, et liiga palju häid teemasid toimub paralleelselt ning antud vorm ei võimalda kõigest osa saada. Sellisel juhul soovitan tulla konverentsile koos kolleegiga ning jagada omavahel töötoad nii, et kogu info saaks omandatud ja hiljem oleks tore ideid vahetada.
Konverentsi lahutamatuks osaks on lõuna- ja kohvipausid. Selleks, et vaim oleks värske on tarvis end vähemalt iga 2h järel kosutada suupiste ning joogiga. Kuna konverents kestab tavaliselt kogu päeva või kui on tegemist lausa mitmepäevase sündmusega, siis on rikkalik menüü konverentsikülalise jaoks olulisel kohal.
Heal konverentsil pakutakse lisaks inforikkale programmile ja maitsvale toidule ka muusikalist või muud meelelahutust ning koostöö arendamise võimalusi erinevate väljapanekute või tegevuste näol.
Erialakonverents on konkreetse huvigrupi väärtuslik kohtumispaik, mille käigus saadakse uusi ideid, vahetatakse kogemusi, sõlmitakse uusi tutvusi ning ärikontakte ja lisaks pakub konverents suurepärast vaheldust töörutiini.
