EESTI DOKUMENDIHALDUSE KONVERENTS: Uued normid, uued vormid 2012

Janne Kerdo
Tallinna Majanduskool, Ametnikutöö osakonna juhataja

Veiko Berendsen
AS Webmedia, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia

Dokumendihaldustarkvarade (DHS) funktsionaalsusnõuded on olnud Eestis kasutusel 10 aastat. Enamik hankeid avalikus sektoris on nende alusel DHSe hinnanud. Moreq2 on tõlgitud eesti keelde ning selle rakendamiseks Eestis on koostatud "nullpeatükk". Moreq 2010 erineb Moreq2st oluliselt, olles mõeldud kasutamiseks mitte ainult dokumendihaldustarkvarades, vaid muudeski infosüsteemides, mis haldavad dokumente. Milline on olnud senine Moreqi mõju DHSidele?

Kõrvuti Moreq'iga on teisi DHSide funktsionaalsusi kirjeldavaid juhiseid nagu rahvusvahelise arhiivinõukogu juhis ja rahvusvaheline standard ISO 16175. Mis moodi need üksteisesse suhestuvad? Kas eesmärgil sertifitseerida DHSe Moreq'i alusel võib olla mõtet?

DHSide hindamine või arendamine ainult funktsionaalsuse alusel ei anna soovitud tulemusi ei arendajale ega tellijale. Aspektid nagu see, kuidas DHS mingeid funktsionaalsusi täidab ning kasutajasõbralikkus vajavad suuremat tähelepanu.

Kas funktsionaalsusnõuete kaudu dokumendihalduse arendamine on ainuke suund või peab selle kõrval vaatama dokumendihalduse muid aspekte. Kust üldse lähevad ühe või teise tarkvara piirid muuta organisatsiooni toimimist.

Raivo Ruusalepp
Eesti Äriarhiiv

Kümme aastat pärast esimese rahvusvahelise dokumendihalduse standardi EVS-ISO 15489 ilmumist nägid 2011 a. ilmavalgust esimesed osad uuest standardite seeriast, mis käsitlevad dokumendihaldust organisatsiooni juhtimise ühe komponendina – ISO 30300 Information and documentation — Management system for records — Fundamentals and vocabulary ja ISO 30301 Information and documentation — Management systems for records — Requirements.

Mida uus Management System for Records standardite pere endaga kaasa toob ja kuidas see suhestub EVS-ISO 15489-ga on arutusel paljudes riikides. Eestis on diskussioon seni veel käivitamata ja ettekanne proovib seda auku täita.
Jutuks tulevad ka teised standardid, mis ISO TC46 SC11-s töös on ning peatselt ilmumas.

Kadri Ruttas
Riigi Infosüsteemide Amet, valdkonnajuht (DVK)

• e-arve kui üks xml kujul dokumentidest, kas pdf on e-arve
• dokumendi e-arve xml kuju  ja Eesti pangaliidu standard
• e-arve edastamise kanalid era- ja avalikus sektoris (e-arve operaatorteenus, DVK teenused, eesti.ee e-arve portaal loodav e-arve loomise ja saatmise võimalus)
• e-arve menetluse etapid, mis muutub ja milline on selle mõju
• mida silmas pidada  ja kuidas juhtida muutust paberarvetelt masintöödeldavatele e-arvetele
• arenevad suunad e-arve menetluses: seostamine DHS's lepinguga, RPS's ostutellimusega
• RIA arendatud DHS'de e-arve moodulid
• kogemused e-arve menetluse juurutamises

Janika Kabur, Webmedia Group

• E-arved Deltas (Alfresco)

Ingmar Pappel, Interinx OÜ

• E-arved Amphoras

Eero Vegmann
Riigi Infosüsteemi Amet, haldusosakonna tootejuht

•    mis on RIHA
•    millist teavet RIHA pakub
•    RIHA teenused
•    RIHA ja dokumendiregister
•    RIHA ja DHS

Hille Oidema
Arhiivikeskuse AS

Ettekanne keskendub teemale, mis on digitaalse keskkonna tekkimisest tegelikult märksa vanem – nö hübriidtoimikute, st erinevatel andmekandjatel tekkinud toimikute haldamisele. Klassikaliseks näiteks on siin filmide ja neid kirjeldavate paberdokumentide (nt stsenaariumid jms) kooshoidmine.

Digitaalse keskkonna tekkimine on seda teemat siiski oluliselt laiendanud, kuivõrd esmakordselt tuleb paralleelselt säilitada erinevatel andmekandjatel olevaid samaliigilisi dokumente. Kuigi 2012. aasta algul jõustunud arhiiviseaduse § 9 lg 2 on sätestatud luba kanda arhivaalis sisalduv teave üle teisele teabekandjale, „..kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud“, mille üheks sisuliseks mõtteks on minimiseerida alatiselt säilitatavate hübriidtoimikute hulka, tuleb dokumentide tõestusväärtuse seisukohalt ikkagi arvestada, et hübriidtoimikute pidev juurdetekkimine on vältimatu.

Hübriidtoimikute haldamisel tuleb eeskätt silmas pidada erinevatel andmekandjatel olevate dokumentide kirjelduse ja korrastuse ühtsust. See tähendab, et dokumente registreeritakse, hallatakse ja hiljem ka korrastatakse ühes ja samas süsteemis ühe ja sama liigitusskeemi alusel, sõltumata nende andmekandjast. Nimetatud printsiip puudutab ka dokumentide ja korrastusüksuste tähistamist ja viitesüsteemi ülesehitamist.

Janne Kerdo
Tallinna Majanduskool, Ametnikutöö osakonna juhataja