EESTI DOKUMENDIHALDUSE KONVERENTS 2013

Raivo Ruusalepp
Eesti Äriarhiiv, konsultant

Koit Saarevet
Rahvusarhiiv, digitaalarhiivi projektijuht

Kas see, mida täna dokumendi- ja arhiivihalduses teeme, ikka täidab meie endi poolt seatud eesmärgid? Kus üldse sünnib tänapäeval dokument? Trendid mujal maailmas ja Eestis. Mida dokumendile olulist on maailmas juhtumas lähema 10-20 aasta jooksul? Või äkki on midagi juba jõudnud ära juhtuda?

Kuldar Aas
Rahvusarhiiv, digitaalarhiivi asedirektor

Tänapäeva (e-)Eestis on kodanikud harjunud suure osa suhtlusest riigiga teostama digitaalselt, kasutades elektroonilisi kanaleid. Samas aga toimub paljudes asutustes endiselt  pikaajalise säilitustähtajaga säilitamine paberkandjal – põhjenduseks digitaalse pikaajalise säilitamise võimekuse puudumine.

Samas on rahvusarhiiv veendumusel, et selliseks kartuseks ei ole enam põhjust ning viimastel aastatel toimunud arengute tulemusena on olemas kõik vajalikud komponendid selleks, et asutus võiks julgelt ka pikaajalisi dokumente luua ja hallata ainult digitaalsel kujul.

Ettekandes tutvustamegi viimastel aastatel toimunud olulisemaid arenguid digitaalarhiivinduse maastikul ning anname asutustele praktilisi soovitusi sammudeks täisdigitaalse asjaajamise poole.

Kadi Krull
Riigi Infosüsteemi Amet, dokumendivahetuskeskuse valdkonnajuht

Tutvustan Kaitseressursside Ameti kui ühe aktiivse e-teenuste kasutaja näitel rakendaja kasutajakogemusi ning räägime Riigi Infosüsteemi Ameti uuest projektist, mille üheks eesmärgiks on parendada võimekust vahetada dokumente eraisikutega, kes kasutavad ametlike dokumentide infrastruktuuri teenust

Hanno Vares
Rahvusarhiiv, riigiarhivaari nõunik

Muutunud arhiivinduslik õigusruum on jõus olnud üle aasta. Ettekandes heidan pilgu möödunud aastasse ja analüüsin lühidalt valdkondi, mis enim muutusid ja kuidas see kõik on seniseid rutiinseid tööprotsesse muutud. Juttu tuleb liigitusskeemide kooskõlastamisest, hävitamisest, hindamisest, aga ka enim küsimusi tekitanud valdkondadest nagu nt kontrollifunktsioon, arhivaari kutse jms. Ettekande aluseks on mõistagi Rahvusarhiivi kogemus.
Järgneb paneeldiskussioon:

Hanno Vares, Rahvusarhiiv, riigiarhivaari nõunik
Veiko Berendsen, AS Nortal, dokumendihalduse vanemanalüütik
Kaido Palu, Põlva Maavalitsus, infoühiskonna arendusjuht
Liivi Karpištšenko, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik, dokumendihalduse valdkonna juhataja kt.

Paneeldiskussiooni juhib Raivo Ruusalepp.

Veiko Berendsen
AS Nortal, dokumendihalduse vanemanalüütik

Ettekanne käsitleb võimalusi ja viise, kuidas dokumendi- ja sisuhaldust koos organisatsioonis edukalt ja efektiivselt rakendada.

Paralleelselt dokumendihaldusega on organisatsioonides arendatud välja sisuhaldus. Eestis on sisuhalduse mõiste kasutamine kujunemisjärgus.
Ühed peavad selle all silmas peamiselt organisatsiooni sisuhaldust (ECM), näiteks kliendihaldust (CRM). Teised veebi sisuhaldust (WCM) - Intraneti ja veebilehte. Millega need sisuhalduse põhilised suunad tegelevad?

Millised on dokumendihalduse ja sisuhalduse seosed nüüd ja milliseks need võiks kujuneda tulevikus? Kas asjaajamine ja teenused võiks 'kolida' sisuhaldusrakendusse? Mis on organisatsiooni sisuhalduse toimimismudel? Kas avaliku ja erasektori vajadused sisuhalduse järele on sarnased või erinevad?

Dokumendihaldurid on vähestel juhtudel pööranud tähelepanu 'sisule'. Kas sisu määratlemine on vajalik ja võimalik. Eestis on vähe arutletud selle üle, millises suhtes on sisu ja dokumendid.
Millised on selle põhjused? Kellel on organisatsioonis vastutus sisuhalduse eest? Kas see võiks olla dokumendihalduri töö?

Kas on võimalik ja vajalik töötada välja sisuhalduse korraldamise vahendid sarnaselt liigitusskeemile dokumendihalduses. Kas sisu tuleks liigitada ja selle elukäiku hallata?

Kas nii dokumendi- kui sisuhaldust saab teha ühe tarkvararakendusega.
Milline võiks olla funktsionaalsuste integratsioon ja milliseid võimalusi selleks pakub MoReq2010 järgimine. Kuidas mõjutab sisuhalduse seosed dokumendihaldusega üha suurem tähelepanu infodisainile.

Andres Martma
AS Metrosert, sertifitseerimisdivisjoni juht

• Dokumendi mõiste kvaliteedijuhtimises
• Dokumentide liigitus
• Kohustuslikud dokumendid
• Dokumendiohje
• Tõendusdokumentide ohje

Merit Valgjärv
Andmekaitse Inspektsioon, II järelvalveosakonna juhtivinspektor

• 2013.a. jaanuaris jõustunud avaliku teabe seaduse muudatused  (lühike ülevaade muudatustest ja mida see teabevaldajate jaoks praktikas kaasa toob).
• Avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seadusese rakendamine. Andmekaitse Inspektsiooni praktika põhjal teabevaldajatel enim esinevad probleemid  ning kuidas neid vältida.

Raivo Ruusalepp
Eesti Äriarhiiv, konsultant