Eesti Dokumendihalduse Konverents 2017: “Teabehaldus” kolmes mõjusfääris – info, andmed ja teenused

• Targa teenuse mõiste
• Otsustusmudelid
• Targad lepingud

Palju on räägitud sellest, et uus Euroopa isikuandmete kaitse üldmäärus toob kaasa suuri muudatusi. Kas ikka toob? Vastuse küsimusele ning ülevaate, mis ning kui palju muutub, saab käesolevast ettekandest.

Mis on andmed, see kolmas põhitermin dokumendi ja informatsiooni kõrval, mida nii palju kasutatakse? Vaatleme termini ja mõiste "andmed" tähendusi ja kasutust.

Kui räägime dokumendihalduselt üleminekust infohaldusele, siis puutumus andmehaldusega suureneb. Millised andmehalduse protsessid on kokkupuutes dokumendihaldusega ja milles see seisneb?

Dokumendihalduses tegeleme põhiliselt metaandmetega ja registreerimisandmetega. Andmete kasutus dokumendihalduses muutub, kuivõrd dokumendihaldussüsteem on teiste süsteemidega seotud. Kas peaksime rakendama põhiandmete (masterdata) lähenemise? Millised on admehaldusega lähedased tegevused?

Andmeid kasutatakse mitmeid kordi, on alg- ja koondandmed. Kuidas andmete kasutusest tekivad alg- ja koonddokumendid? Mil moel saaks dokumendihaldus panustada andmekvaliteeti?

Ka andmetel on väärtus nagu dokumentidelgi. Kas andmete väärtuse hindamisel ja elukäiguhaldusel saab kasutada dokumendi- ja arhiivihalduse põhimõtteid?

Euroopa uus andmekaitsemäärus muudab täielikult põhimõtteid, kuidas käsitatakse informatsiooni ja sellega ümberkäimist. Seetõttu mõjutab määrus igat ettevõtet ja organisatsiooni. Tekib rida küsimusi, millele varem ei olnud vaja tähelepanu pöörata. Kas senist süsteemi on üldse võimalik lappida või tuleb hakata uut moodi juhtima? Miks üldse on vaja informatsiooni juhtida? Mis asi on informatsiooni juhtimise mudel? Kuidas saada valmis ja tööle oma ettevõttele sobiv informatsiooni juhtimuse mudeli nii, et see toetab põhiäri? Kuidas muudatused enda kasuks tööle panna?

Ettekanne pakub neile võtmeküsimustele vastuseid ja aitab olla muudatusteks valmis.

• Arhiveerimine kui puudub dokumendihaldussüsteem
  Osaleja saab vahendid ja võtted mistahes failide kujul oleva info arhiveerimiseks.
• Dokumentide üleandmine Rahvusarhiivile
  Osaleja saab teada, kuidas lahendada üleandmise peamised probleemid ja millised probleemid on tegelikult kõigest müüdid.

• Paberivaba töökeskkonna loomise võlud ja valud
• Paberarhiiv versus digiarhiiv kliendilepingute haldamisel, plussid ja miinused

Ettekandes tuleb juttu sellest:

• Kuidas läheb määrusel „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“?
• Mis on võrreldes aastataguse ajaga muutunud?
• Millised on lähiajale kavandatud tegevused?

2016. aastal valmis ISO 15489 standardi uustöötlus, mis asendas sama standardi 15 aasta taguse versiooni ja mille põhimõtteid on kohalikus dokumendihalduses ning õigusruumis agaralt kasutatud. Uustöötluses on püütud arvestada kõike seda, mis valdkonna arengus vahepeal toimunud on. Uustöötlus ilmub kohalikus tõlkes 2017. aasta I kvartalis.

• Keskendume muudatuse läbiteinud ja uutele põhimõtetele
• Tutvume standardi uute valdkondadega
• Tutvume uute "võtmemõistetega"
• Käime läbi valdkonnad, mis tänu 15489 uustöötlusele lähiajal standardiseeritud saavad

Aastal 2016 oli levinuim lunavaraga nakatumise vektor e-postiga saabunud dokumentide avamine - tulemuseks krüpteeritud kõvaketas või server. Aasta 2016 kiireima kasvuga küberpettuseks oli CEO-skeem ehk väga usutavad vale-arved, sageli saadetud tänu ühe osapoole e-posti-kontole sissetungimisega. Aasta 2016 - ja tegelikult ka paljude varasemate - suurimateks küberskandaalideks olid märkamata jäänud sissetungid võrkudesse ja dokumentide leke ning avaldamine.

Osalejaid ootavad kihisevad joogid ning hõrgud suupisted.