Praktilised nõuanded dokumentide digitaalseks haldamiseks ja arhiveerimiseks raamatupidamises

Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus OÜ, registrikoodiga 12005971, aadressiga Harju maakond, Tallinn, Kristiine linnaosa, Keemia tn 4, 10616 (edaspidi: EKKK) ja klient, kes vormistab EKKK veebikeskkonnas (www.eestikonverentsikeskus.ee; edaspidi: Veebikeskkond) tellimuse (edaspidi: Klient), sõlmivad käesolevaga veebikeskkonna kasutamise kokkuleppe alljärgnevatel tingimustel (edaspidi: Kasutustingimused- ja privaatsustingimused).

1. VEEBIKESKKONNA OLEMUS
   1.1 EKKK korraldab avalike konverentse, seminare, koolitusi ning teisi organisatsioonidele suunatud sündmusi (edaspidi: Sündmused).
   1.2 Veebikeskkond on EKKK poolt loodud ja hallatav internetipood, kus Klientidel on võimalik registreerida ennast Sündmusele ning tasuda Sündmusel osalemise tasu eurodes (edaspidi: Tasu).

2. ÜLDSÄTTED
   2.1 Kasutustingimused kehtivad veebikeskkonna vahendusel Sündmustele registreerimisel ja Tasu maksmisel.
   2.2 EKKKl on õigus ühepoolselt Kasutustingimusi muuta ja täiendada. Kasutustingimuste muudatustest teavitatakse Kliente veebikeskkonna teel.

3. VEEBIKESKKONDA SISENEMINE JA TELLIMUSE VORMISTAMINE
   3.1 Ostu tegemiseks tuleb Kliendil Veebikeskkonnas esitada Tellimus (edaspidi: Tellimus).
   3.2 Tellimuse esitamiseks Klient:
   3.2.1 valib talle sobiva Sündmuse;
   3.2.2 sisestab lahtritesse nõutavad andmed (nimi, amet, ettevõte, telefoninumber ja e-postiaadress);
   3.2.3 tähistab linnukesega nõustumist Kasutus- ja privaatsustingimustega; ning vajutab nuppu „Registreeru“, mille järel saadetakse arve saaja e-posti aadressile registreerumise kinnitus.
   3.3 EKKK ei vastuta Tellimuse täitmisel Kliendi poolt esitatud ebakorrektsetest andmetest tekkiva kahju või mistahes muude tagajärgede eest.

4. TASU
   4.1 Tellimuse eest saab Klient tasuda kas arvega, pangalingiga või krediitkaardiga EKKK pakutavates maksekeskkondades, alljärgnevalt:*
   4.1.1 arvega tasumisel edastatakse Kliendi e-postiaadressile arve Tasu osas, mille Klient kohustub tasuma arves märgitud tähtajaks ning arveldusarvele;
   4.1.2 pangalingiga tasumisel suunatakse Klient edasi Kliendi panga arvelduskeskkonda. Pärast Tasu maksmist peab Klient vajutama nupule „tagasi kaupmehe juurde“;*
   4.1.3 krediitkaardiga tasumisel kuvatakse Kliendile kaartide valikud (Visa/Mastercard/Maestro) ning sobiva valimisel suunatakse Klient Maksekeskuse keskkonda.*
   4.2 Klient kontrollib enne tasumist, et Tellimuses kajastatud Sündmused, osalejad ja hinnad vastavad tema tegelikule soovile.*
   4.3 Tasu on väljendatud eurodes ja sellel lisandub käibemaks.
   4.4 Tellimuse tasumise kohta saadab EKKK Kliendile e-kirja koos Tellimuse kinnitusega. Kui Tellimuse kinnituses on vigu (mittesoovitud Sündmused, valed osalejad vmt), on Klient kohustatud viivitamata ühendust võtma EKKK klienditeenindusega numbril +372 608 0848 või e-postiaadressil info@eestikonverentsikeskus.ee.

5. MAKSEVÕIMALUSED JA TAGASTUSED
   5.1 Tellimuse eest saab tasuda Veebikeskkonnas näidatud viisidel (arve aluse ülekandega, panga- või krediitkaardiga*). Tellimuse maksumusele võib lisanduda teenustasu vastavalt Kliendi ja panga- või krediitkaardi väljastaja vahel sõlmitud lepingule.
   5.2 Kõik tagastused, mida EKKK teeb Kliendile, tehakse Kliendi samale arvelduskontole, millelt Tellimuse eest tasuti.

6. TAGANEMISÕIGUS
   6.1 Tellimusest taganemine on võimalik kuni 30 kalendripäeva enne Sündmuse toimumist (100% Tasu tagastatakse Kliendile) ning osaline taganemine kuni 20 kalendripäeva enne Sündmuse toimumist (50% Tasu tagastatakse Kliendile). Tasu ei tagastata Kliendile ning arve kuulub tasumisele, kui sündmuseni on jäänud vähem kui 15 päeva.
   6.2 Tellimusest taganemiseks esitab Klient EKKKle e-kirja teel taotluse (info@eestikonverentsikeskus.ee), kuhu märgib Sündmuse nime ja kuupäeva ning osaleja nime, millest soovib taganeda.
   6.3 Punkt 6.1 kaotab kehtivuse, st osavõtu tasu ei tagastata vääramatu jõu korral, kui Sündmuse korraldamine ei ole vääramatu jõu tõttu võimalik. Vääramatu jõud ehk force majeure on ettearvamatu asjaolu, mis ei sõltu kokkulepet sõlmivate poolte tahtest, mida ei saanud pooled mõjutada ega ära hoida ja mis ei võimalda täita kokkuleppejärgseid kohustusi.

7. VASTUTUS
   7.1 EKKK ja Klient vastutavad teineteise ees Kasutustingimuste rikkumisega teisele poolele tekitatud kahjude eest Eesti Vabariigis kehtivates õigusaktides sätestatud juhtudel ja ulatuses.
   7.2 Klient vastutab Veebikeskkonnas esitatud andmete õigsuse eest. Kui Klient esitab puudulikud või ebakorrektsed andmed, ei vastuta EKKK sellest tingitud tagajärgede eest ning EKKKl on õigus nõuda Kliendilt sellest tingitult tekkinud kahjude hüvitamist.

8. KLIENDI ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE
   Isikuandmete töötlemise põhimõtted
   8.1 EKKK töötleb Kliendi esitatud isikuandmeid kooskõlas kohalduvas õiguses kehtestatud nõuetega ning lähtub isikuandmete töötlemisel alati Kliendi huvidest, õigustest ja vabadustest.
   8.2 EKKK eesmärgiks on vastutustundlik isikuandmete töötlemine, mille puhul lähtutakse parimast praktikast.
   8.3 EKKK kõik isikuandmete töötlemisega seonduvad protsessid, juhendid, toimingud ja tegevused lähtuvad järgnevatest põhimõtetest:
   8.3.1 Seaduslikkus. Isikuandmete töötlemise puhul on olemas selleks seadusest tulenev alus
   8.3.2 Õiglus. Isikuandmete töötlemine on õiglane nõutades eelkõige, et Kliendil oleks piisav teave ja informatsioon selle kohta, kuidas isikuandmeid töödeldakse;
   8.3.3 Läbipaistvus. Isikuandmete töötlemine on Kliendile läbipaistev;
   8.3.4 Eesmärgipärasus. Isikuandmeid kogutakse täpselt ja selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel ning neid ei töödelda hiljem viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus;
   8.3.5 Minimaalsus. Isikuandmed on asjakohased, olulised ja piiratud sellega, mis on vajalik nende isikuandmete töötlemise eesmärgi seisukohalt. Isikuandmete töötlemisel lähtub EKKK minimaalse töötluse põhimõttest ning kui isikuandmed ei ole vajalikud või ei ole enam vajalikud eesmärgiks, miks need koguti, siis isikuandmed kustutatakse;
   8.3.6 Õigsus. Isikuandmed on õiged ja vajaduse korral ajakohastatud ning tarvitusele on võetud kõik mõistlikud meetmed, et isikuandmete töötlemise eesmärgi seisukohast ebaõiged isikuandmed parandatakse või kustutatakse esimesel võimalusel;
   8.3.7 Säilitamise piirang. Isikuandmeid säilitatakse kujul, mis võimaldab Kliendi tuvastada ainult seni, kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid töödeldakse.
   8.3.8 Usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus. Isikuandmete töötlemine toimub viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse, sealhulgas kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kaotamise, hävitamise või kahjustumise eest, kasutades mõistlikke tehnilisi või korralduslikke meetmeid;
   Isikuandmete töötlemise ulatus ja alused
   8.4 Töödeldavateks isikuandmeteks on andmed, mida küsitakse Kliendilt kokkuleppe sõlmimisel (ees- ja perekonnanimi, amet, ettevõte, telefoninumber, e-posti aadress, arvelduskonto number*). EKKK töötleb Kliendi isikuandmeid Sündmuse korraldamiseks ja osalemisõiguse müümiseks – isikuandmete töötlemine on vajalik andmesubjekti osalusel sõlmitud kokkuleppe täitmiseks.
   8.5 Juhul kui klient on nõustunud EKKK kasutus- ja privaatsustingimustega töötleb EKKK Kliendi isikuandmeid ka turundusmaterjalide ja pakkumiste esitamise otstarbel. Sellisel juhul on andmete töötlemise õiguslikuks aluseks Kliendi antud nõusolek.
   8.6 Kliendi isikuandmete vastutav töötleja on Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus OÜ, registrikoodiga 12005971, aadressiga Harju maakond, Tallinn, Kristiine linnaosa, Keemia tn 4, 10616.
   8.7 EKKK ei edasta Kliendi isikuandmeid kolmandatele isikutele, v.a juhtudel:
   8.7.1 e-kirjade edastusteenuse pakkuja Mailbow OÜ-le, juhtudel kui EKKK edastab Kliendile turundusmaterjale ja pakkumisi;
   8.7.2 veebikeskkonna arendajale osas, milles see on vajalik selle tõrgeteta toimimise tagamiseks;
   8.7.3 EKKK edastab maksete teostamiseks vajalikud isikuandmed volitatud töötleja Maksekeskus AS-le.
   8.8 Punktis 5.1 sätestatud juhtudel töödeldakse Kliendi isikandmeid eranditult Sündmuse korraldamise ja osalemisõiguse müümise otstarbel ning volitatud töötlejad tagavad sama isikuandmete kaitse taseme nagu EKKK.
   8.9 EKKK ei töötle Kliendi kaardiandmeid.
   Isikuandmete säilitamine
   8.10 Kliendi isikuandmeid säilitatakse:
   8.10.1 tähtajatult kuni nõusoleku tagasivõtmiseni Kliendi poolt osas, milles EKKK töötleb isikuandmeid sooduspakkumiste edastamiseks.
   Kliendi õigused isikuandmete töötlemisel
   8.11 Kliendil on igal ajal õigus pöörduda EKKK poole (info@eestikonverentsikeskus.ee), et teostada enda seadusest tulenevaid õiguseid:
   8.11.1 õigus taotleda juurdepääsu Kliendi kohta käivatele isikuandmetele;
   8.11.2 õigus nõuda andmete parandamist;
   8.11.3 õigus nõuda andmete kustutamist;
   8.11.4 õigus piirata isikuandmete töötlemist;
   8.11.5 õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele;
   8.11.6 õigus nõuda isikuandmete ülekandmist;
   8.11.7 õigus, et Kliendi kohta ei võetaks vastu otsust, mis põhineb automatiseeritud töötlusel;
   8.11.8 õigus nõusoleku tagasivõtmisele;
   8.12 Kui Klient on avaldanud soovi saada EKKK uudiskirju ja/või personaalseid pakkumisi, on Kliendil alati õigus nendest loobuda, vajutades iga pakkumise juures näidatud vastavale lingile või saates vastavasisulise teavituse EKKK e-posti aadressile info@eestikonverentsikeskus.ee.

9. KLIENDITEENINDUS
   9.1 Küsimuste ja pretensioonide korral palume pöörduda EKKK klienditeeninduse poole: Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus OÜ, e-post: info@eestikonverentsikeskus.ee, telefon: +372 608 0848.

* Teenus kättesaadav alates 1. juuni 2018.a

Kõik tulevased koolitused