KOOLITUS: Kõik uus ja oluline digiarhiveerimisest

Raivo Ruusalepp
Eesti Äriarhiiv

• Miks on digitaalne säilitamine meie kõigi ühine mure?
• Kuhu digitaalne säilitamine ja arhiveerimine areneb?
• Digitaalse säilitamise uurimisteemad
• Euroopa Komisjoni tegevus digitaalse arhiveerimise uuringute toetamisel
• Viis suurt tulevikutrendi digitaalses säilitamises. Mis kasu on nendest arengutest ühel ettevõttel Eestis?

Hille Oidema
Arhiivikeskuse AS

Hille Oidema keskendub teemale, mis on digitaalse keskkonna tekkimisest tegelikult märksa vanem – nö hübriidtoimikute, st erinevatel andmekandjatel tekkinud toimikute kooshaldamisele. Klassikaliseks näiteks on siin filmide ja neid kirjeldavate paberdokumentide (nt stsenaariumid jms) kooshoidmine.

Digitaalse keskkonna tekkimine on seda teemat siiski oluliselt laiendanud, kuivõrd esmakordselt tuleb paralleelselt säilitada erinevatel andmekandjatel olevaid samaliigiliste dokumentide originaale. Kuigi 2012. aasta algul jõustunud arhiiviseaduse § 9 lg 2 on sätestatud luba kanda arhivaalis sisalduv teave üle teisele teabekandjale, „..kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud“, mille üheks sisuliseks mõtteks on minimiseerida alaliselt säilitatavate hübriidtoimikute hulka, tuleb dokumentide tõestusväärtuse seisukohalt ikkagi arvestada, et hübriidtoimikute pidev juurdetekkimine on vältimatu.

Hübriidtoimikute haldamisel tuleb eeskätt silmas pidada erinevatel andmekandjatel olevate dokumentide kirjelduse ja korrastuse ühtsust. See tähendab, et dokumente registreeritakse, hallatakse ja hiljem ka korrastatakse ühes ja samas süsteemis ühe ja sama liigitusskeemi alusel, sõltumata nende andmekandjast. Nimetatud põhimõte puudutab ka dokumentide ja korrastusüksuste tähistamist ja viitesüsteemi ülesehitamist.

On võimalik, et säilitustingimuste tagamise nimel säilitatakse ühe ja sama toimiku erinevaid dokumente või dokumendirühmi erinevates arhiiviasutustes, kus on kasutusel erinevad viitesüsteemid. Sellisel juhul on vältimatu arhiivikirjelduses ristviidete kasutamine.

Koit Saarevet
Rahvusarhiiv

Digitaalsete andmete pikaajaline säilitamine on keerukas ülesanne, mille lahendus toetub kolmele sambale:

• inimesed
• tööprotsessid
• tehnilised vahendid

Koolitusel vaadeldakse erinevaid võimalusi, kuidas ettevõte/asutus saab nende kolme samba toel lahendada digitaalse arhiivinduse sõlmküsimused (failiformaatide vananemine, digiallkirja säilivus, andmekandjate riknemine, andmete ülesleidmine arhiivist, seadustest tulenevate nõuete täitmine jne), samuti tutvustatakse Rahvusarhiivi digitaalarhiivis rakendatud töövahendeid ning põhimõtteid.