Hille Oidema
Arhiivikeskuse AS
Hille Oidema keskendub teemale, mis on digitaalse keskkonna tekkimisest tegelikult märksa vanem – nö hübriidtoimikute, st erinevatel andmekandjatel tekkinud toimikute kooshaldamisele. Klassikaliseks näiteks on siin filmide ja neid kirjeldavate paberdokumentide (nt stsenaariumid jms) kooshoidmine.
Digitaalse keskkonna tekkimine on seda teemat siiski oluliselt laiendanud, kuivõrd esmakordselt tuleb paralleelselt säilitada erinevatel andmekandjatel olevaid samaliigiliste dokumentide originaale. Kuigi 2012. aasta algul jõustunud arhiiviseaduse § 9 lg 2 on sätestatud luba kanda arhivaalis sisalduv teave üle teisele teabekandjale, „..kui teabe hoidmine teisel teabekandjal on põhjendatud“, mille üheks sisuliseks mõtteks on minimiseerida alaliselt säilitatavate hübriidtoimikute hulka, tuleb dokumentide tõestusväärtuse seisukohalt ikkagi arvestada, et hübriidtoimikute pidev juurdetekkimine on vältimatu.
Hübriidtoimikute haldamisel tuleb eeskätt silmas pidada erinevatel andmekandjatel olevate dokumentide kirjelduse ja korrastuse ühtsust. See tähendab, et dokumente registreeritakse, hallatakse ja hiljem ka korrastatakse ühes ja samas süsteemis ühe ja sama liigitusskeemi alusel, sõltumata nende andmekandjast. Nimetatud põhimõte puudutab ka dokumentide ja korrastusüksuste tähistamist ja viitesüsteemi ülesehitamist.
On võimalik, et säilitustingimuste tagamise nimel säilitatakse ühe ja sama toimiku erinevaid dokumente või dokumendirühmi erinevates arhiiviasutustes, kus on kasutusel erinevad viitesüsteemid. Sellisel juhul on vältimatu arhiivikirjelduses ristviidete kasutamine.