Teenuse- ja hankespetsialisti arenguprogramm

Hankija vaade: kuidas siduda RHS-nõuded hanke etappidega ja ennetada tüüpvigu, mis toovad vaidlustuse või finantskorrektsiooni.
Pakkuja vaade: kuidas „lugeda“ menetlust ja dokumente nii, et mõista riske, tähtaegu ja oma võimalusi (sh vaidlustamise loogikat).

• Õiguslik raamistik: RHS ja selle koosmõju teiste seadustega (mh konkurentsiõigus ja andmekaitse).
• Eelseisvad muudatused õigusmaastikul.
• Hankemenetluse eri etapid: planeerimine, hanke läbiviimine, lepingu täitmine, ülesütlemine, vaidlustamine.
• Võimalikud finantskorrektsioonid ja toetuste tagasinõuded.
• Väikeost, riigihange, rahvusvaheline hange, hankemenetlused (Dünaamilise hankesüsteemi piiratud hankemenetlus)

Hankija vaade: kuidas panna paika strateegia, eelarve loogika, riskiregister ja kriteeriumid nii, et hange oleks teostatav ja konkurents tekiks.
Pakkuja vaade: kuidas hinnata hanke „mõistlikkust“ (TCO, riskid, lotsid), ja millal/ kuidas turukonsultatsioonis sisendit anda.

• Hankestrateegia ja hankeplaani koostamine.
• Hankeplaani muudatuste mõju hanke edukusele.
• Turuanalüüs ja eelturu kaasamine (turukonsultatsioon): mida ja kuidas küsida, et mitte „lukku“ minna.
• Eelarve ja maksumuse raam.
• Kvalifitseerimis- ja vastavustingumused.
• Hindamiskriteeriumide modelleerimine ja nende omavahelised mõjud.
• Riskiregister hankeplaani osana: peamised riskid, leevendusmeetmed, omanikud.
• Muudatuste juhtimise loogika hankeplaanis: millal muuta, kuidas dokumenteerida ja õigustada.

Hankija vaade: menetlusliigi põhjendamine, ajakava ja dokumentide struktuur, et vähendada vaidlustusriskide tekkimist.
Pakkuja vaade: kuidas planeerida pakkumuse tegemine, esitada selgitusküsimusi ja vältida diskvalifitseerimist vormi- ja tähtajavigade tõttu.

• Menetlusliigi valik ja põhjendamine (väikeost, lihthankemenetlus, avatud, piiratud, DHS, raamleping) – loogika, plussid ja miinused
• Ajakava ja põhitähtajad: teabevahetus, selgitused, suhtlus hankijaga – kuidas vältida tüüpvigu
• Hankedokumentide struktuur vastavalt hanke liigile ja esemele
• Kvalifitseerimis- ja vastavustingimused ning hindamiskriteeriumid: kuidas need omavahel “kokku mängivad”
• Hindamisprotokolli ja otsuse põhjenduse põhimõtted, et vähendada vaidlustusriskide tekkimist
• Hanke “teekonna kaart” kui tööriist enda töö standardiseerimiseks

Hankija vaade: kuidas sõnastada teenuse tulemus ja ulatus nii, et tehniline kirjeldus ei muutuks tegevuste loeteluks ega lukustaks hankijat.
Pakkuja vaade: kuidas tõlkida teenuse lubadus pakkumuseks: mis peab olema standard, mis on lisatöö ja kuidas teenust “paketeerida”.

• Mis on kasutajakeskne teenusejuhtimine ja miks see on organisatsioonile kasulik
• Teenuse eesmärk: kuidas sõnastada tulemus, mida klient ja organisatsioon tegelikult vajavad
• Teenusega seotud inimesed ja organisatsioonid: kellele teenus päriselt mõjub ja mida nad ootavad
• Lihtsad kliendiuuringud: intervjuud, vaatlus ja esimesed järeldused
• Kasutajaportreed ja kasutajateekonnad: kliendi tee sinu teenuseni samm-sammult.
• Teenuse „esi- ja tagaruum“ (front-/back-office): nähtav kliendile vs sisemine köök
• Kitsaskohad ja lahendused: probleemide kaardistamine ning esimeste lahendusideede valik ja prioriseerimine (sh MVP mõiste)

Hankija vaade: kuidas määrata mõõdetavad kriteeriumid, et teenust saaks päriselt juhtida ja kontrollida.
Pakkuja vaade: kuidas hinnata riske, tagada teostatavus, ja kaitsta end ebaselgete nõuete või „piiramatu“ vastutuse eest.

• Prototüübi loomine ja testimine klientidega: kuidas päriselt tagasisidet küsida
• Teenindusstsenaariumid ja kvaliteedistandardid: milline on „hea teenindus“ sinu teenuse puhul
• Käivituse põhiplaan: rollid, vastutus ja vajalikud ressursid
• Muudatused ja sisekommunikatsioon: kuidas meeskond kaasa võtta
• Mõõdikud: kvaliteedi- ja ajamõõdikud, andmete ja tagasiside kogumise põhimõtted
• Töötajate juhendid ja kliendimaterjalid: mida kõigil peab olema, et teenus päriselt toimiks
• Piloot, järkjärguline juurutus ja pidev parendamine: kuidas alustada väikselt ja hoida teenust elus andmete ja tagasiside abil

Hankija vaade: kuidas koostada nõuetele vastav, mitte-diskrimineeriv ja vaidlustuskindel TK ning juhtida koostööd sisuosakonnaga.
Pakkuja vaade: kuidas tuvastada TK-s „punased lipud“, nõuete lüngad ja riskikohad ning teha pakkumus nii, et vastavus oleks tõendatav.

• Alusdokumentide ülesehitus sõltuvalt hanke liigist ja esemest.
• Tehniline kirjeldus: nõuetele vastav vs päriselt hea (tulemi/probleemi kirjeldus)
• Tehnilise kirjelduse koostamine koostöös sisuosakonnaga (mida peab kirja panema ja kuidas sõnastada)
• Tehnilise kirjelduse strateegia: funktsionaalne vs detailne kirjeldus
• Hanke osadeks jaotamine (lotsid) vs koondhange: konkurentsi ja riski mõju
• Mitte-diskrimineerimine ja põhjendatavus
• Levinumad vead ja vaidlustusriskid TK-s
• AI abil hankedokumentide kiire ülevaade: nõuete ja riskikohtade “väljatõstmine”, kontrollnimekirja koostamine (mida peab pakkumuses kindlasti katma).
• AI-teksti kontrollitav kasutamine ja andmekaitse: kuidas kontrollida vastavust alusdokumentidele, vältida “AI-juttu” ning mida AI-sse panna ei tohi (sh isikuandmed, ärisaladus, konfidentsiaalne info).

Hankija vaade: kuidas seada proportsionaalsed nõuded ja kontrollida nii, et otsus peab vastu järelevalves ja vaidlustuses.
Pakkuja vaade: kuidas täita hankepassi, tõendada pädevust, kasutada tuginemist ning vältida kõrvaldamist (mh maksud, huvide konflikt).

• Kvalifitseerimine vs pakkumuse vastavus: mis on vahe ja kus tekivad vead (praktilised näited)
• Hankepass (ESPD): kuidas täita ja mida hankija päriselt kontrollib
• Kvalifitseerimisnõuded praktikas: referentsid, netokäive, võtmeisikud ja ressursid
• Tuginemine teise isiku näitajatele: tingimused, tõendid ja levinud komistuskohad
• Kõrvaldamise alused: tüüpilised riskid (maksud, karistused, huvide konfliktid jm)
• Selgituste küsimine ja parandused kvalifitseerimisel

Hankija vaade: kuidas ehitada mõõdetav hindamismudel, testida seda ja dokumenteerida hindamine nii, et põhjendus on läbipaistev.
Pakkuja vaade: kuidas „mängida reeglite järgi“: kirjutada pakkumus hindamismudeli loogikas, vältida alapakkumuse lõksu ja vastata sisuliselt.

• Hindamiskriteeriumid (hind vs kvaliteet): mis peab olema mõõdetav, võrreldav ja põhjendatav
• Kriteeriumite ja alakriteeriumite ülesehitus: kaalud, skaalad, “mida täpselt hinnatakse” (näited)
• Hindamismudeli testimine enne avaldamist: “kas annab soovitud võitja?”, tundlikkuse kontroll, tüüpilised vead
• Hindamiskomisjoni töökorraldus: rollid, ajakava, materjalide haldus, erapooletus ja huvide konflikt
• Hindamise läbipaistvus ja võrdne kohtlemine: kuidas vältida subjektiivsust (sõnastus + protsess)
• Hindamisprotokolli koostamine (töötuba: mall + oma case): põhjendused nii, et “kannatab vaidlustust”
• Põhjendamatult madal maksumus
• Selgituste küsimine hindamise faasis: mida tohib täpsustada ja mida mitte (piirid + näited)

Hankija vaade: lepingu juhtimine, lubatud muudatused ja riskide maandamine juba esimestel nädalatel.
Pakkuja vaade: kuidas läbi rääkida teostatavad tingimused, juhtida muudatusi, ja kaitsta marginaali tarne- ja hinnariski korral.

• Hankelepingu põhiosad: hind, tähtajad, tarne ja aktsepteerimine, vastutus, leppetrahvid
• Tüüplepingud ja tüüptingimused: mida alati kontrollida ja millest mitte mööda vaadata
• Teenusehangetes SLA ja KPI: kuidas sõnastada nii, et teenust saaks päriselt juhtida ja mõõta
• Alltöövõtjate kasutamine: riskid, vastutusahel ja kontrollimehhanismid
• Hankelepingu muudatused: lubatud muudatused vs vaidlustusriskiga olukorrad
• Hinnatõus, tarnerisk, alltöövõtja vahetus: mida teha esimesel nädalal (mitte viimasel)
• Vaidlustusmenetluse põhitõed: tähtajad, tõendamine ja tüüpilised vead

Hankija vaade: kuidas luua jälgitav dokumenteerimine, et kontrolli tulemus oleks etteaimatav.
Pakkuja vaade: kuidas enda poolel tõendid ja suhtluslogid korras hoida, et vaidluse või vahekontrolli korral oleks positsioon kaitstav.

• Rahandusministeeriumi järelevalve: kuidas ennetada probleeme
• Kontrollitav dokumenteerimine: mida, kuhu ja kuidas kirja panna (audit trail / vaidlustuskindlus)
• Otsuste põhjendamise loogika: millised tõendid ja viited peavad otsusega “kaasas käima”
• Dokumentide tervik ja jälgitavus: versioonihaldus, kooskõlastused, protokollid
• Levinumad auditileiud riigihangetes ja nende ennetamine (praktilised näited)
• Parandusmeetmed pärast kontrolli: kuidas reageerida, tähtajad, suhtlus ja õppetunnid.

Hankija vaade: kuidas seada ajutine töö selgeks süsteemiks – kokkulepped aja/mahu/ressursside, rollide, otsuste, lähteülesande, ulatuse ja vastuvõtu kohta juba käivituses.

Pakkuja vaade: kuidas käivitada teenus projektina – kontrollida teostatavus ja eeldused enne starti, leppida kokku ulatus, jaotus, sõltuvused ja metoodika ning dokumenteerida nii, et vaidlused ei tekiks.

Ajutine töö kui koostöösüsteem

Eesmärk: luua ühine arusaam, mida tähendab ajutise töö korraldamine

• Ajutise töö ja püsitöö erinevus
• Aeg, maht ja ressursid kui kokkuleppe piirid
• Koostöö korraldaja roll ajutises organisatsioonis
• Kuidas hinnata ajutise töö ja koostöö korraldamise edukust

Koostöö korraldus ja vastutus ajutises organisatsioonis

Eesmärk: selgitada, kuidas vastutus ja otsustamine tegelikult toimivad

• Ajutise meeskonna ülesehitus
• Rollid ja vastutused: kes mille eest päriselt vastutab
• Koostöö käivitamine ja lähteülesande selgus
• Eesmärk: anda tööriistad, millega vältida segaseid alguseid
• Tulemuse ja eesmärgi selgitamine koostöö alguses
• Lähteülesande lahtikirjutamine
• Millist infot on vaja enne töö alustamist
• Teostatavuse hindamine koostöö vaates
• Koostöö korraldaja roll eelduste kontrollimisel

Töö ulatus ja koostöö metoodika

Eesmärk: vältida „teeme kõik natuke“ olukordi

• Töö ulatuse kokkulepped
• Tööde jaotamine loogilisteks osadeks
• Sõltuvused ja eeldused
• Koostöö metoodika valik ajutises meeskonnas

Hankija vaade: kuidas hoida ajutises koostöös teenuse kvaliteet ja tähtaeg kontrolli all – selge koostööplaani, info liikumise, mõõdikute/aruandluse ning kokkulepitud muudatuste juhtimise kaudu.
Pakkuja vaade: kuidas tagada teenuse tase määramatuse tingimustes – märgata riske varakult, vähendada ajakadu, juhtida kõrvalekaldeid ja lisatöid.

Määramatus ja riskid ajutises koostöös

Eesmärk: õppida määramatust teadlikult arvestama

• Kuidas määramatus mõjutab aega ja tulemust
• Riskide varajane märkamine
• Lihtsad meetmed määramatuse mõju vähendamiseks

Tähtaegade kindlustamine ja ajakadude vähendamine

Eesmärk: muuta tähtaeg realistlikuks, mitte lootuseks

• Levinumad ajakaod ajutistes meeskondades
• Miks tähtajad muutuvad ebareaalseks
• Praktilised ajakadude vähendamise võtted
• Paindlik töökorralduslik plaan

Koostööplaan ja töö rütm

Eesmärk: luua stabiilne koostöö ilma ülejuhtimiseta

• Koostööplaan kui ühine kokkulepe.
• Töö käivitamise, elluviimise ja lõpetamise sammud.
• Sõltuvuste ja tegevuste sidumine.
• Koostöö kui kvaliteedi ja tähtaegade alus.

Info liikumine ja otsustamine

Eesmärk: vältida vaikimisi eeldusi ja hiliseid üllatusi

• Info roll koostöö juhtimisel
• Jooksva info kogumine ja jagamine
• Koostööplaanide regulaarne ülevaatus
• Koosolekute roll ja eesmärgid
• Selged otsused ja eskalatsioon

Muudatused ja koostöö lõpetamine

Eesmärk: hoida koostöö kontrolli all ka muutuste korral

• Lisatööd ja nende mõju
• Muudatuste kokkuleppimine
• Kuidas muudatusi juhtida ilma koostööd lõhkumata
• Töö lõpetamise kokkulepped
• Refleksioon: mis toimis ja mis mitte