Teabehaldus on ülikiirelt arenev valdkond, kus igal aastal toimub mõni suurem muudatus. Käesoleval aastal keskedus Eesti Dokumendihalduse Konverents 2017 teabehalduse erinevatele mõjusfääridele. Miks valisime just selle tee, räägib dokumendi- ja infohalduse grand old man Veiko Berendsen.
Veiko: „Teabehalduse valdkonda ümbritsevaid mõjusfääre on kolm. Kuid miks on pealkirjavääriliseks märksõnaks valitud teabehaldus ning pandud see on jutumärkidesse? Põhjuseks on termini ebaselge sisu. Ütleksin isegi teravamalt! Selline hüplemine, et aasta eest läksime üle dokumendihalduselt infohaldusele ning jõudmata veel teele asudagi, eesmärgi saavutamisest rääkimata, on juba uus suund. Kõik see meenutab kiirmoodi. Teabehalduse terminit sunnib meid kasutama juriidilis-puristlik keeletoimetus. Üldiselt on nii, et tunnetuse maailmas võime rääkida mõistetega nagu teadvus või teave, kuid ratsionaalse tegevust vallas, milleks on igasugune haldus, on määratlemata mõisted ainult hägustavad. Isegi Teabeamet nimetatakse ebaselguse tõttu ümber! Mulle on niisugune juriidiline omakeelsus ilminguks üleeilse päeva juriidilisest mõtlemisest. Siin käsitlen ma infot ja teavet sünonüümidena ja räägin infost.
Nüüd aga mõjusfääridest! Tervikliku infohalduse all on peetud silmas, et tegeletakse ka sisuhaldusega, aga mitte ainult. Sageli on terviklikule infohaldusele ülemineku raames loodud rakendused, kus dokumendihaldus ja siseveeb on koos. Vähem on nii, et infohalduse korraldamine on ühe juhtimise all. Sisuhalduse kommunikatsioonipoolne osa ei ole pea kusagil viidud dokumendihalduse juhtimise all või ühte struktuuriüksuses. Infohalduse ühtekoondamine on toimunud pigem vahendite kui korraldamise osas. Infohaldusele ülemineku teised kaks organiseerimist nõudvat osa on seotud e-kirjade ja failide haldusega. Neis on koostöö IT-ga igapäevane, kuid täit edu pole. Põhjus on teada. Nimelt meiliserverit ükski dokumendihaldur ei halda ning jagatud ketastega tegeleb vast mõni üksik. IT-ga kokkupuutepunktiks on õiguste andmine ja haldus, mis sageli käib eraldi all-süsteemi (näiteks Active Directory) kaudu ning millesse dokumendihaldur ei sukeldu. Ometi on lähedane koostöö IT-ga hädavajalik, sest kasutajagruppide kui nende õiguste süsteem on mõlema töövahend. On parem, kui õiguste süstemaatika on ka dokumendihaldurile teada ning fikseeritud ja kehtestatud samasuguse dokumendiga, nagu liigitusskeem. (Ja ma ei mõtle mitte, et iga muudutust kinnitatakse, vaid, et kinnitatakse süstemaatika ja pidamise kord. See, muuseas, ongi infohaldus!) Lisaks on nii e-kirju (õieti küll meilikontosid) kui ka faile (või kaustu failisüsteemis) vaja hallata ka elukäigu vaates. Selle rakendamise vajalikkusest olen paljudega rääkinud või on seda minult küsitud, kuid sageli on rakendamine jäänud väga suure töömahu taha. Ehk siis tegelikkuses võib osutuda, et infohalduse rakendamine ei olegi nii glamuurne, et tekib mingi uus übermugav rakendus, vaid sarnaneb koristustööga.
Infohaldusele üleminek tähendab suuresti olemasoleva ja plaaneritava info kirjelduste (metaandmeväljade tähendused, skeemid, kasutatavate klassifikaatorite väärtused jne) fikseerimist ja halduse alla võtmist. Oluline on siin rõhutada infohalduse fikseeriva ja dünaamilise vaate erinevust koos vajadusega tegeleda mõlemaga. Näiteks kasutakse mingit klassifikaatorit, millel on kindel väärtuste hulk. Seda saab infosüsteemis muuta ja nii tehaksegi, kuid lisaks pannakse see muutus kuhugi kirja ehk fikseeritakse väljaspool süsteemi. Ainult nii tekib võimalus sisuliseks infohalduse vastavusauditiks ehk on võimalik aru saada, kuidas, millal ja miks on infohaldus nii kujunenud ja muutunud. Praegu sellist teadmusbaasi ma pole kohanud. Infohaldusele (Information Governance) üleminekuks on loodud ka mitmeid rakendusi, aga alustada võib alati Excelist. Tuleks aga alustada mõistagi oma peast ehk infohaldus süstemaatika mõttes välja töötada ja organiseerida.
Teiseks mõjusfääriks on andmetega seonduv. Minu sügav arusaamine on, et dokumendihaldus saab andmehaldust aidata infohalduse kaudu. Märksõnaks on metaandmed! Neis on andme- ja dokumendihalduse kokkupuude kõige vahetum ning abi teineteisele võiks olla suurim. Tähendusetud, halva kvaliteediga, puudulikud jne andmed ei võimalda neid edaspidi kasutada. BigData on siis lihtsalt suur andmehulk. Andmete ja dokumentide vahekord on sageli niisugune, et neid püütakse integreerida. „Et ei liiguks inimesed või dokumendid, vaid andmed!“ Olen kuulnud sellist hüüdlauset. Selline ’liigutatav’ andmehulk on ülisarnane dokumendile. Näiteks e-arve andmed ongi e-arve dokument. Andmed saavad õigesti liikuda siis, kui nende tähendused on saajale teada. Näiteks a-arvel olevate andmete koosseis on fikseeritud ja semantiliselt kirjeldatud. Kirjelduste osas on aga veel palju teha. Teine dokumendihalduse vaatenurga alt andmetega seonduv suur teema puudutab andmete autentsust ajas ning pöörab meie tähelepanu andmete arhiivile. Sageli on vaja tagasi pöörduda ’vanade’ andmete juurde ja veenduda, et millalgi langetatud otsused olid tehtud just selliste andmete alusel. Andmed peavad olema piisavalt kaua alles ja nende muutmatus selge. Võib juhtuda, et peame uuesti lahti mõtestama arvutite kasutuselevõtt algaastatest pärit mõisted nagu ’esmased andmed’ ehk algandmed ja ’teisesed andmed’ olgu agregeeritud või muul moel töödeldud andmed. Andmehalduse mõju dokumendihaldusele aga eelkõige arhiivile suureneb ning taas tuleb tõdeda, et professionaalne vaade infohaldusele on alus dialoogiks kõigiga, kes andmehaldust edendavad
Kolmandaks mõjusfääriks on teenused. Kui andmehaldus on nii uudne, et selle vastu on mõistetavalt uudishimu, siis teenusete teemaga tegelemine on näidanud juba oma keerukust. Ilmutatuimal moel on teenustega kaasnev kirjas vabariigi valituse määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ kavandis. Kavandit on tehtud juba mitu aastat, kuid valitsuse kinnitust sellele pole. Arvan, et otsuse puudumise peamiseks põhjuseks ei ole mitte 4. peatükis käsitletud teabehalduse korraldamise osa, vaid 2. ja 3. peatükis käsitletud teenuste korraldamise osa. Mul on – mida aeg edasi – järjest suurem kahtlus, kas teenustepõhine vaade peaks üldse olema esitatud valitsuse määruse tasandi juriidilises dokumendis. Tegu on ikkagi ühe meetodiga kirjeldada avaliku võimu teostamist. Probleem on ka see, et teenusest ei saada ühte moodi aru. Muidugi võib osutada tonnile dokumentidele, kus kõik olevat kirjas ning siinkirjutaja on lihtsalt puuduliku lugemisoskuse ja mõistmisvõimega. Kuid olles aastaid valdkonna kirjandust lugenud, ütlen järjest julgemalt: üleriiklik teenustepõhise vaate kehtestamine ei hakka toimima enne, kui arusaamine, mis on teenus, on saavutanud üldise kokkuleppe. No mida annab näiteks kavandi punkt (§4, lg 1): „Asutuse teenuste ühtse korraldamise ja kvaliteedi eest vastutab asutuse juht, kui seaduses või asutuse põhimääruses ei ole sätestatud teisiti.“ Asutuse juht vastutab asutuse töö korraldamise eest nii kui nii, olgu teenuste või muus vaates.
Samas on teenusepõhine vaade mitmeti põhjendatud ning kasulik. Eelkõige seetõttu, et seletab nii asutuse sissepoole vaates kui ka välja nii kliendile kui ülevaatlikkuse koha pealt, millega tegeletakse. Ka teenuste mõõdetavus pole vähetähtis. Dokumendihalduses on protsesside kaudu asutuse tegevuse analüüsimise traditsioon olemas ja pidevas kasutuses, kui tööprotsesse muudetakse. Seega teenustepõhine vaade mõjutab dokumendihaldust pigem hästi. Eriti tugevaks saab pidada selle meetodi võimet muuta dokumenteerimist st loobuda mõnes töölõigus dokumentidest, võtta kasutusele andmehaldus jms. Ma arvan ka, et teenuste kaardistamise ja muude seesuguste tegevuste kaudu on võimalik paremini dokumendihalduril mõista, millega tema asutus tegeleb ja ta saab anda head nõu, tõsta kvaliteeti. Näiteks lihtsustada dokumentide vorme või kiirendada menetlusi. Seega tegelikkuses loomulikult tegeletakse ka kvaliteediga, kuid mõistan täielikult neid dokumendihalduse juhte, kes on skeptilised, et just nemad peaks olema teenuste eest vastutajad. Vastutav saabki olla ainult asutuse juht, kes on aga seda nii kui nii.
Paljudes asutustes on teenused kaardistatud, mõnes ka hinnastatud; kuna teistes on kasutusel kvaliteedijuhtimise instrument – on kvaliteedikäsiraamat, kindlad ja järgitavad protsessid. Nende haldamiseks on kvaliteedijuhid. Ma arvan, et dokumendihalduse juhtidel tuleks mõelda, kas nende struktuuriüksus, kui see tegeleb infohaldusega, võiks tegeleda ka kvaliteedijuhtimise või teenuste halduse korraldamisega. Samas peaks igaüks, kes endale uue funktsiooni juhtida võtab, endalt küsima, kas ma olen juhina selles valdkonnas piisavalt tugev, et seda sisuliselt teha. Kui vastus on jah! siis võiks vastutuse võtta. Hoiduma peaks koordineerimissohu langemisest. Ma pean vastutuseta koordineerimist avaliku sektori ressursi raiskamiseks ja asendustegevuseks.
Olen neile mõjusfääridele mõelnud jaankrossilikult nagu oleks me kolme katku vahel. Mitte sarnaselt Fausti sõnadele: „Kui soost mäe jalal võitu saaks / See ümbruskonnas katkuseemneid laotab.“ Vaid need kolm katku on nagu Krossil oma huve teostavad naabervaldkonnad, mis soovivad dokumendihaldust kui pruuti kosida, sest tal on kaasavara. Selleks on meie kindel funktsioon, mille ümber mesimagusad kosilased käivad. Aga on oht, et nad narrivad meid ära! Seetõttu on meil kolme katku vahel oma tee.
