Teabehalduse spetsialisti arenguprogramm

Dokumendihaldus on senini olnud dokumendikeskne haldamine. Praktikas peetakse dokumendiks jätkuvalt traditsioonilist dokumenti paberil, failina või e-kirjana ja dokumendihalduseks nende vormide haldamist dokumendihaldussüsteemis. Tänases teabehaldamise laiemas mõistes on aga dokumendihaldus üks tilluke osa sellest. Andmevahetuskanalid ja failivormingud mitmekesistuvad, mis toob kaasa kasvavad nõuded teabega tegelevatele teenistujatele.

Eesmärk on anda osalejatele üldine arusaam teabehaldusest, mida see endas kätkeb, mis on muutunud viimase 5 aastaga ja kuhu teabehalduse valdkond liikumas on.

• Räägime lahti olulisemad mõisted teabehalduses
• Vaatame üle peamised õigusaktid, mis reguleerivad teabehalduse valdkonda
• Mis on teabehaldus ja millest see koosneb?
• Mis vahe on teabehaldusel, andmehaldusel ja dokumendihaldusel?
• Millised on teabehalduse peamised töösuunad?

Eesmärk on anda teadmised äriarhitektuuri kohta. Teadmised on vajalikud selleks, et paremini mõista organisatsiooni infovajadusi ja pakkuda parimaid lahendusi. Teabehalduse eelduseks on äriarhitektuur ehk peab olema selge, mida juhitakse ja mille kohta teavet on hallatakse. Juhul kui see ei ole veel selge, võib teabehaldusjuht omandatud teadmiste baasil esmase kaardistuse ise ette võtta. Õppepäeva alguses käsitletakse teemasid teoreetiliselt, kuid suurem osa koolituspäevast toimub praktilise harjutamise ja tagasisidestamise vormis.

• Äriarhitektuur ja selle osad
• Organisatsiooni põhi- ja tugitegevused
• Teenused ja tooted
• Protsessid
• Ärianalüütika ja mõõdikud
• Maatriksjuhtimine

Dokumendihalduselt teabehaldusele liikumine eeldab toimivat andmehaldust. Andmeid ei hallata enam dokumentides, vaid dokumente luuakse vastavalt vajadusele erinevatest andmetest. Andmehaldus tähendab asutuse andmete haldamist varana ehk asutuse olulise ressursina. See tähendab muuhulgas, et andmed kui vara on kirjeldatud, selle kvaliteeti hinnatakse ja parendatakse, andmetele juurdepääs ja nende kasutamine uue väärtuse (sh dokumentide) loomiseks on teadlikult juhitud.

Eesmärk on anda osalejatele üldine arusaam andmehaldusest ja sellega seotud töödest ning praktiline kogemus andmekirjelduste loomisel. Räägime teoreetiliselt lahti peamised mõisted ja töösuunad, kuid suurem osa ajast kulub praktiliselt andmekirjelduste loomise harjutamisele. Osalejatel on soovitav võtta näitena aluseks oma organisatsioon, kuid soovi korral saab kasutada ka ettevalmistatud stsenaariume.

• Andmehalduse eesmärgid ja põhimõtted
• Andmemudelid
• Organisatsiooni põhiandmed ja nende haldamine
• Andmekirjelduste standardiseerimine ja loomine

Eesmärk on anda osalejatele üldine arusaam andmehalduse arendamise ja reguleerimise võimalusetest. Lisaks anda praktiline kogemus andmekirjelduste loomisel, andmekvaliteedi ja andmehalduse küpsuse hindamisel.

• Andmekirjelduste loomine (jätkub)
• Andmekvaliteedi haldamine
• Andmeturvalisuse tagamine
• Andmehalduse regulatsioonid organisatsioonis
• Andmehalduse küpsus ja arendamine

Eesmärk on õppida kaardistama juhtimisinfo vajadusi ja kujundama juhtimisinfo lahendusi vastavalt organisatsiooni vajadustele.  Juhtimisinfo loomise ja esitamise eelduseks on targalt läbimõeldud teabe väärindamine, üks õppepäeva eesmärke on harjutada teabe väärindamise korraldamist. Õppepäeva alguses käsitletakse teemasid teoreetiliselt, kuid suurem osa koolituspäevast toimub praktilise harjutamise ja tagasisidestamise vormis.

• Mis teeb infost juhtimisinfo?
• Kes on juhtimisinfo tarbija?
• Kes on juhtimisinfo looja?
• Kust saada juhtimisinfo jaoks sisendit?
• Huvigruppide kaardistamine
• Teabe väärindamine
• Juhtimisinfo töölaudade kujundamine vastavalt tarbija vajadustele
• Juhtimisinfo esitamise vormid

Eesmärk on anda ülevaade masinõppest kui praktilisest tööriistast ning seletada lahti kõik sellega kaasnevad baasteadmised. Koolituse lõpuks peaks olema osalejal selge raamistik kuidas ja kus kasutada masinõppe tehnoloogiad ning milliseid andmeid selleks saab kasutada.

• Mis on kratid ehk masinõpe? Mitut erinevat tüüpi masinõpet on olemas ja mis nendega teha saab?
  - Ülevaade hajusarvutustehnoloogiatest
  - Juhendatud, juhendamata ja stiimulõppe ülevaade
  - Ülevaade tehislikest neurovõrkudest ja millal neid kasutada
• Kuidas õpetada masinõppe algoritme. Mida tuleb arvesse võtta, kui protsesside automatiseerimiseks kasutada masinõpet?
  - Test ja validatsiooni andmekogumi kokkupanek
• Ülevaade andmetest. Kuidas koguda ja valmistada ette andmeid krattide treenimiseks. Kui palju on andmeid vaja?
  - Mis on andmete annoteerimine
  - Ülevaade andmete annoteerimise vigadest
  - Andmete kvaliteet ja masinõpe
  - Strateegiline andmete kogumine
• Tüüpilised vead krattide kasutusele võtmisel

Eesmärk on anda koolitusel osalejatele teadmised, millised on peamised erisused ja muudatused andmekaitses dokumendihalduselt üleminekul teabehaldusele. Koolitusel osalenu oskab seostada oma asutuse/organisatsiooni äriprotsesse isikuandmete kaitse ja seda reguleerivate õigusaktidega, mis võimaldavad sujuvamat üleminekut teabehaldusele isikuandmete kaitse vaates.

Käsitletavad teemad:

• Isikuandmete kaitse teabehalduse kontekstis
• Kelle omad on andmed? Andmete ristkasutus
• Isikuandmete kaitse ja infoturve, lõimitud andmekaitse.
• Eesti Infoturbestandard
• Andmekaitsealaste riskide haldus teabehalduses
• Andmekaitsespetsialisti roll. Vastutus isikuandmete töötlemisel
• Kaasused, rühmatööd, arutelud

Koolituse raames kuulajate tugevaks kõnetamiseks ja tähelepanu hoidmiseks kasutatakse rohkelt elulisi intsidentide näiteid.

Koolitus toimub loengu vormis, mille kestel on osalejatel pidevalt võimalus küsida asjakohaseid küsimusi ja täpsustusi. Teadlikult välditakse tehnilisi termineid ja keerukaid haldusvõtete kirjeldusi, kuna sihtgrupi eelteadmised ei ole selleks küllaldased ja tehnilised nüansid jäävad segaseks.

• Infosüsteemide ja andmete kaitsevajadus, millised on järelevalve ja kontrollimehhanismid (logid, pistelised kontrollid jms)
• BYOD (bring your own device) poliitika rakendamine asutuses ja sellega kaasnevate riskide haldamine
• Mobiilside seadme (sh ka isikliku seadme nagu tahvelarvuti, telefon) turvaline kasutamine
• E-postkasti kaitsemeetmed ja nende rakendamine (paroolide valik, autentimine, konto ülevõtmise päästemehhanismid
• Ülevaade personaalsesse postkasti laekuvast pahavarast (petukirjad, andmete väljapetmine õngitsuslehtede või kirjade kaudu, C&C pahavara, ransomware) ja rünnetest, sh kombineeritud rünnetest)
• ID-kaardi, mobiil-ID, smart-ID eelised paroolide ees ja nende rakendamine
• IT halduse tähendus ja olulisus, puuduliku halduse tagajärjed IT tööriistade töökindlusele ja turvalisusele (nt andmete kadu ja hävimine)
• Turvaliste ühenduste kasutamine ettevõtte või asutuse infovarade kasutamisel. Wifi salasõnad (vaikimisi salasõnad on tihtipeale kalkuleeritavad), muutuvad salasõnad arvutis, (tasuta) turvatarkvara soovitused nii mobiilile kui tavaarvutile
• Wifi võrgud lähetustes (hotellid, välismaa) jmt
• Turvaline interneti kasutamine ehk “surfamine”

Koolituspäev keskendub digiarhiveerimise kapotialusele osale, mis kenade kasutajaliideste tagant välja ei paista, aga mille baastasemel mõistmine on edukaks arhiveerimiseks vältimatult vajalik. Kuidas ikkagi jõuavad andmed arhiivi ja mida peavad sisulise poole vastutajad tehniliselt tiimilt nõudma?

Koolituse läbinu mõistab koolituse kirjelduses toodud tehniliste terminite sisu ja nende mõju teabehaldusele. Seda ka juhul, kui ta enne koolitusele tulekut ühtki neist lühenditest näinud pole.

Andmete liikumine põhitegevuse infosüsteemist arhiivi:

• dokumendipõhiste süsteemide liidestus XML-failide abil
• masinliidesed (API ehk Application Programming Interface)
• andmekogu tõmmised: binaarfaili koopia, osaline eksport, arhiivivormingud

XMLi alused - kuidas luua, lugeda, töödelda, sh:

• XML - Extensible Markup Language
• XSL - Extensible Stylesheet Language
• XSLT - XSL Transformations

Arhiinduslikud infopaketid:

• Rahvusarhiivi SIP ehk UAMi ja ASTRA sisend- ja väljundformaadid
• E-ARKi pakettide üldspetsifikatsioon CSIP
• E-ARKi paketi alaliikide SIP, AIP, DIP spetsifikatsioonid
• E-ARKi sisuspetsiifilised spetsifikatsioonid CITS

Andmekogude arhiveerimine:

• relatsioonilise andmebaasi olemus ja arhiveerimise probleemistik
• SIARD vorming
• DBPTK tööriistakast
• levinumad vead andmekogude arhiveerimisel

Teabehaldus koosneb paljudest erinevatest alamtegevustest ja rollidest. Õppepäeva eesmärk on anda ülevaade teabehaldusega seotud rollidest, vastutusest ja tulevikusuundadest ning selgitada, kas tänase traditsioonilise dokumendihalduri vastutus on täita kõiki rolle?

• Vaatame üle teabehaldusega seotud rollid ja vastutuse
• Võtame arenguprogrammi kokku dialoogi ja aruteluga