Eesti Dokumendihalduse Konverents 2018: Uued normid, parim praktika ja lennukad visioonid

Raimond Valgre loomingut interpreteerib akordionil tunnustatud akordionist Henn Rebane.

• Isikuandmete kaitse õiguslik raamistik Eestis
• Mida hakkab reguleerima uus isikuandmete kaitse seadus?
• Isikuandmete kaitse seaduse ülesehitus ja teemakäsitlus
• Millest tulevikus lähtuda isikuandmete kaitse küsimustes?

Maikuus tuleb hakata nii era- kui avalikus sektoris rakendama EL uut andmekaitseõigust. Samas kuus jõustub uus küberturbeseadus. Avalikus sektoris tuleb arvestada ka avaliku teabe seaduse, valitsuse teabehalduse ja digiteenuste määruse ning arhiiviseadusega. Eriseadustest tuleb erinõudeid ka erasektorile (töösuhetes, tervishoius jne). Vaatame, milline peaks olema ettevõtte/asutuse terviklik tegutsemisviis.

• Millised organisatsioonid peavad määrama andmekaitsespetsialisti?
• Kes saab olla andmekaitsespetsialist?
• Millised on andmekaitsespetsialisti ülesanded, roll ja tagatised?

• Piiriülesed teenused, mis toetavad once-only põhimõtet. EU-s on neli vabadust, kuid ilma andmete vaba liikumiseta on nendest vähe.
• Kellele kuuluvad andmed päriselt - kes on nende omanik ning kes on kasutaja?

• Mida teha, kui asutusel puudub ülevaade oma protsessidest, teenustest ja teabest?
• Kuidas toimida, kui ülevaade on aegunud või poolik?
• Kuidas toimida asutuste ühinemisel või töökorralduse muutmisel?
• Millal ja kuidas tuleks uuendada asutuse töökorraldust reguleerivaid kordasid ja juhendeid?

• Millised riskid on seotud dokumendihalduse infosüsteemidega?
• Miks varastatakse infot?
• Mida varastatakse?
• Kuidas varastatakse infot?

• Kust startisime ehk milline oli lähtepositsioon enne TKTA kehtestamist?
• Kuhu oleme tänaseks jõudnud?
• Uued rollid, info turvalisus, muudatuste juhtimine ja koostöö

Ettevõttele olulist infot saab hallata võimsate infosüsteemidega, kuid see pole ainus võimalus: hea infohalduse saab ka lihtsate ja odavate vahenditega – tuleb neid vaid nutikalt kasutada.

Infotoa teemadeks on:

• Ettevalmistused – liigitusskeemi koostamine, failihalduse keskkonna valik ja sisseseadmine, dokumendiregister
• Igapäevaelu – failide nimetamine, failivormingud, varundus
• Arhiveerimine – füüsiline säilitus, tervikluse tagamine, kontrolliprotseduurid

• Mis olid infoarhitektuur 1.0 ja 2.0?
  - Infoarhitektuur 1.0 kui liigitamine, registrid, kataloogid. Infoarhitektuur 2.0 kui metaandmete kaudu dokuendihalduse/infohalduse juhtimine.
• Miks mitte teabearhitektuur?
  - Milleks infohalduses on pigem vaja suunata tegevus andmearhitektuuri kui teabearhitektuuri ja infoarhitektuuri lähendamisele. Kas teabehaldus, nagu see on õiguses katusmõistena määratletud omab töötavat sisu? Teave kui kognitiivne mõiste.
• Infoarhitektuur ja "stalinistlik dekoor"
  - Funktsionaalse arhitektuuri 'rikkumine' stalinlikku barokki meenutava suuremahulise kuid tähendusetu info mitmekesise esitamisega. Ebamäärase nõudluse rahuldamine ebamäärase pakkumisega. Ülevisualiseerimine.
• Infoarhitektuur ja raamistikud
  - Raamistike kasutamine on muutunud laialdaseks, kuid milliseid raamistikke kasutada. Seosed andmearhitektuuriga.
• Infoarhitektuur 3.0 küsimused
  - Tegeleda tuleks järgmiste küsimustega: ülesleitavad (ja taasleitavus), disainimustrid ja selle teooriad, sisu esitamine, juurdepääs ja pakkumine, säilitamine

Me usume tehnoloogiatesse, millest me päris hästi aru ei saa. Selle üheks parimaks näiteks blockchain’i kõrval on asjade internet.

Täisdigitaalne asjaajamine on põhjalikult muutnud mitmeid dokumendi- ja arhiivihalduse seniseid paradigmasid: dokumentide asemel keskendume protsessidele ja süsteemidele, metaandmed on tihti tähtsamad kui dokumendi sisu, arhiveerimine toimub nanosekundiga. Kuidas peaks sellega koos arenema dokumendihalduri roll ja oskused? Millist eetikat peaks see amet tulevikus endas kandma?

Raivo Ruusalepp
Eesti Äriarhiiv, konsultant